Общие приемы работы в программах MS Office

Программные средства и технологии обработки текстовой информации (текстовый редактор, текстовый процессор, редакционно-издательские системы)

Подготовка текстов - одна из самых распространенных сфер применения компьютеров. На протяжении тысячелетий люди записывали информацию. В течение этого времени менялось и то, на чем записывали информацию (камень, глина, дерево, папирус, пергамент, бумага), и то, с помощью чего это делали (острый камень, костяная палочка, птичье перо, перьевые ручки, авторучки, с конца XIX века для выполнения письменных работ стала применяться пишущая машинка). Но не менялось главное: чтобы внести изменения в текст, его надо было заново переписать. А это очень длительный и трудоемкий процесс.

Появление компьютеров коренным образом изменило технологию письма. С помощью специальных компьютерных программ можно напечатать любой текст, при необходимости внести в него изменения, записать текст в память компьютера для длительного хранения, отпечатать на принтере какое угодно количество копий текста без его повторного ввода или отправить текст с помощью электронной почты на другие компьютеры.

Многообразие программных средств, предназначенных для работы с текстами, по их функциональным возможностям можно подразделить на следующие виды:

  • электронные блокноты (записные книжки);
  • текстовые редакторы;
  • текстовые процессоры;
  • редакционно-издательские системы;
  • программы, предназначенные для перевода с одного языка на другой;
  • системы, осуществляющие интеллектуальный поиск и интеллектуальную обработку текстов, размещенных в сетях.

Текстовый редактор - это очень простая программа для работы с текстами. Текстовый редактор удобен для создания небольших сообщений и текстов. Текст состоит из букв, цифр, знаков препинания и специальных символов, которые можно ввести с помощью клавиатуры компьютера. Такие файлы имеют расширение .txt Фотографии, чертежи, рисунки, схемы и таблицы текстовый редактор обрабатывать не может. В операционной системе Windows XP такие файлы можно создавать в редакторе Блокнот. Распространены такие текстовые редакторы, как «Лексикон», Edit.

Текстовый процессор - это более мощная программа для работы с текстами. В текстовом процессоре можно писать письма, рассказы, стихи, доклады, статьи для школьной газеты, наконец, книги. Многие текстовые процессоры позволяют изменять начертание и размер шрифта, включать в документ таблицы, рисунки, схемы, звуковые фрагменты. Такие файлы имеют расширение .doc. Наиболее известными текстовыми процессорами являются WordPad, Microsoft Word.

Редакционно-издательские системы (программы верстки) предназначены для подготовки печатной продукции - буклетов, брошюр, газет, журналов, книг. Они обеспечивают все функции текстового процессора, а также поддерживают форматы текстовых и графических файлов, созданных в различных редакторах, обеспечивают автоматическое размещение текста на странице, осуществляют режимы правильной цветопередачи для печатающих устройств и так далее. Наиболее популярны такие программы профессиональной верстки, как Ventura Publisher, PageMaker.

Редакторы систем программирования и операционных систем. Edit, Basic, Pascal.

Любой текст, созданный с помощью текстового редактора, а также включенные в него нетекстовые материалы (графика, звуковые фрагменты или видеоклипы) называют документом. Документ может быть статьей, докладом, рассказом, стихотворением, приглашением, объявлением или поздравительной открыткой. При работе в сети части одного сложного документа могут храниться на разных компьютерах, расположенных далеко друг от друга. Гипертекст — это способ организации документа, позволяющий быстро находить нужную информацию. Он часто используется при построении систем оперативной подсказки и компьютерных версий больших справочников и энциклопедий. Переход с одного места в гипертексте на другое осуществляется с помощью ссылок.

 

Основные объекты текстового документа

Основными объектами текстового документа являются: символ, слово, строка, абзац, страница, фрагмент.

Символ - минимальная единица текстовой информации. Каждый символ имеет свой код. Соответствие между кодами и символами устанавливается специальными кодировочными таблицами, причем в разных кодировочных таблицах одному и тому же коду ставятся в соответствие разные символы.

Слово - произвольная последовательность символов (букв, цифр и др.), ограниченная с двух сторон служебными символами (пробел, запятая, скобки и др.)

Строка - произвольная последовательность символов между левой и правой границами документа.

Абзац - произвольная последовательность символов, завершающаяся специальным символом конца абзаца. Допускаются пустые абзацы.

Фрагмент - это некоторое количество рядом стоящих символов, которые можно рассматривать как единое целое. Фрагментом может быть отдельное слово, строка, абзац, страница и даже весь вводимый текст.

 

Основы работы в Текстовом процессоре Word

Чтобы загрузить программу выберите команду Пуск/Все программы/Microsoft Office/Microsoft OfficeWord.

Чтобы создать документ выполните команду Файл/Создать или щелкните на кнопке .

Для открытия документа Microsoft Office выберите команду Файл/Открыть или выберите кнопку  Открыть стандартной панели инструментов.

Текстовые редакторы (процессоры) позволяют сохранять документы во внешней памяти и читать их из внешней памяти в оперативную.

После ввода заголовка документа (или до начала ввода) сохраните документ на жёстком диске в папке Мои документы или в личной папке. Для этого выберите команду Файл/Сохранить (или нажмите клавиши CTRL+S).

Имя, под которым вы будете сохранять свой файл, вводится в поле Имя файла. В именах не должно быть следующих символов: *, \, /, |, ?, <, >, “ .

Наиболее распространены следующие форматы текстовых файлов:

  • ТХТ - сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца;
  • RTF - универсальный формат, сохраняющий всё форматирование; преобразует управляющие коды в текстовые команды, которые могут быть прочитаны и интерпретированы многими приложениями; по сравнению с другими форматами имеет достаточно большой информационный объем;
  • DOC - оригинальный формат документов MS Word;
  • HTML - формат, используемый для хранения Web-страниц; содержит коды разметки языка гипертекста.

Для сохранения очередных изменений уже существующего документа вы можете просто нажимать CTRL+S или . Сохраняйте документ как можно чаще, чтобы случайно не потерять важную работу из-за какой-нибудь нелепой ошибки.

Гибкую дискету использовать только для копирования готового документ, временного хранения (чтобы перенести на другой компьютер).

Если в окне Word текст, который не сохраняли, то Word предложит перед выходом сохранить текст в виде файла. Естественно, что можно выйти из Word без сохранения текста, но тогда текст будет потерян.

Защита паролем. Сервис/Параметры/Безопасность. Пароль – это комбинация 6-8 букв и цифр в английском регистре.

Если нужно внести изменения в документ и сохранить старую его версию или сохранить документ в другой папке, на другом диске, то выберите команду Файл/Сохранить как… На экране снова появится окно диалога Сохранение документа. Теперь можно перейти в другую папку или ввести другое имя файла. Мы будем работать уже с новым документом, исходный документ автоматически закроется, а вместо него откроется новый документ с введенным вами названием.

Ввод текста. Набор (ввод) текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры. Роль бумаги при этом играет экран компьютера. Место для ввода очередного символа текста указывается на экране с помощью мерцающего прямоугольника - курсора.

При наборе текста на компьютере человек не следит за концом строки: как только тот достигается, курсор автоматически переходит на начало следующей строки. Для того чтобы перейти к вводу нового абзаца, нажимается клавиша <Enter>.

Для набора заглавной буквы нужно одновременно нажимать клавишу Shift и нужную букву. При печати только заглавными буквами можно воспользоваться клавишей Caps Lock. Повторное её нажатие отменяет указанный режим набора.

Пробел является невидимым символом. Его тоже можно вставить или удалить (также и Tab). Для удобства работы с невидимыми символами существует кнопка на панели инструментов

Если текст большой, то на экране будет видна только его часть, а весь он будет храниться в памяти компьютера. С помощью стрелок «вверх», «вниз», «влево», «вправо» курсор можно перемещать по всему экрану, подводить его к любому символу. Перемещение по всему документу можно производить как с помощью курсорных стрелок, так и с помощью специальных клавиш или комбинаций клавиш. Кроме того, существует режим прокрутки, позволяющий быстро вывести на экран части текста, находящиеся за его пределами. При перемещении курсора по экрану документ остается неподвижным, а при прокрутке неподвижным остается курсор.

 

Основные операции с текстом

Редактирование - следующий этап подготовки документа на компьютере. При редактировании текста мы просматриваем его, чтобы убедиться, что всё правильно, исправляем обнаруженные ошибки (например, в правописании) и вносим необходимые изменения.

При редактировании можно удалять не только отдельные символы, но и целые фрагменты текста.

Для того чтобы выделить фрагмент текста необходимо указать его начало и конец. В современных редакторах это делается с помощью мыши. Выделенный фрагмент легко удалить, нажав определенную клавишу или комбинацию клавиш. При этом фрагмент можно удалить из текста и стереть из памяти, а можно удалить из текста, но поместить в специальный раздел памяти, называемый буфером. В этом случае удаленный фрагмент можно будет или вернуть на прежнее место, или поместить в другое более подходящее место текста.

Иногда приходится вводить тексты, в которых отдельные строки, а то и группы строк неоднократно повторяются. Повторяющийся фрагмент набирается только один раз, затем он выделяется и копируется - сам фрагмент остается на своем прежнем месте, а его точная копия помещается в буфер. После этого мы продолжаем набирать текст и, дойдя до того места, где должен быть повторяющийся фрагмент, вставляем его из буфера. Эту процедуру можно повторять много раз.

Текстовые редакторы позволяют находить местоположение в тексте заданного слова и при необходимости автоматически заменять во всем тексте одно слово другим. Современным текстовым редакторам можно поручить даже проверку правописания

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание, это любые операции по приданию документу такого вида, который он будет иметь на бумаге.

Например, какое либо слово можно изобразить различными шрифтами. В Word различают форматирование отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и выбора выравнивания текста (по центру, по левому краю, по правому краю, по левому и правому краю вместе - по ширине) и т.д. Для этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки и команды меню Формат. Word форматирует текст автоматически (меню Формат/Автоформат), но его результаты могут вас не устроить и их придётся отменить.

В начале абзацы текста выравниваются. Если правый и левый края абзаца образуют прямые линии, то говорят о выравнивании по ширине. В большинстве газетных статей текст выравнивается по ширине. При таком способе форматирования программа вставляет между словами дополнительные пробелы, чтобы выровнять границы. Данный абзац выровнен по ширине.

Выравнивание по левому краю означает способ форматирования левой границы абзаца. Когда текст выровнен по левому краю, левая граница абзаца образует прямую линию. При этом каждая строка (кроме, возможно, первой строки абзаца) начинается с одинаковым отступом от края страницы. Данный абзац выровнен влево.

Выравнивание по правому краю означает способ форматирования правой границы абзаца. Когда текст выровнен по правому краю, правая граница абзаца образует прямую линию. Каждая строка абзаца заканчивается на одном и том же расстоянии от края страницы. Данный абзац выровнен вправо.

Выровненный по центру, или центрированный текст располагается так: с обеих сторон каждой строки ширина свободного пространства одинакова. Каждая строка форматируется независимо от других и ширина полей различна для разных строк абзаца. С обеих сторон края абзаца получаются неровными. Данный абзац выровнен по центру.

Современные редакторы текстов «умеют» автоматически разбивать текст на страницы и нумеровать их. Они «следят» за размером полей и регулируют расстояние между строками, предлагают на выбор различные варианты шрифтов.

Шрифт - это полный набор букв алфавита с общим стилем начертания. Стиль изображения букв называется гарнитурой.

Начертание шрифта - это дополнительные средства выделения шрифта на печати, например, подчеркивание, курсив, полужирный шрифт.

Нормальный шрифт ничем не выделяется. Полужирный шрифт темнее, он хорошо заметен. Курсивный шрифт имеет наклон.

Если внимательно рассмотреть текст в книге, то можно заметить, что на концах буквы имеют маленькие черточки - засечки. При чтении за них «цепляется» глаз. Именно поэтому мелкий текст большого объема набирают шрифтом с засечками. Кроме шрифтов с засечками есть рубленые шрифты. Они применяются для набора заголовков и плакатов.

Размер шрифта, или кегль, - это его высота, измеряемая от нижнего края самой низкой буквы (например, «р» или «у») до верхнего края самой высокой буквы (например, «б»). Размер шрифта измеряется в пунктах. Один пункт - это очень маленькая единица, равная 1/72 дюйма или 0,3 мм, то есть шрифт в 72 пункта имеет высоту в 1 дюйм. В большинстве книг чаще всего используется шрифт размером 10-12 пунктов.

Колонтитул - это информация, располагающаяся в верхней или нижней части полосы на каждой странице документа. Например, нумерация страниц. Но в колонтитул может входить не только текст, но и графика, например логотип фирмы, рисунок

Для изменения цвета символов: Формат/Шрифт, выбрать нужный цвет, ОК. Для изменения цвета выделенной части документа можно нажать кнопку Цвет шрифта или указатель 6 и выбрать нужный цвет.

 

Работа с фрагментами текста

Выделение текста и рисунков с помощью мыши.

 

Чтобы выделить

Действие

Любой фрагмент текста

Используйте перетаскивание (передвигать мышь с нажатой левой кнопкой по фрагменту текста).

Слово

Дважды щелкните слово.

Рисунок

Щелкните рисунок.

Строку текста

Переместите указатель к левому краю строки так, чтобы он превратился в стрелку, направленную вправо, после чего щелкните кнопкой мыши.

Несколько строк текста

Переместите указатель к левому краю одной из строк так, чтобы он превратился в стрелку, направленную вправо, а затем перетащите указатель вверх или вниз.

Предложение

Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните предложение.

Абзац

Переместите указатель к левому краю абзаца так, чтобы он превратился в стрелку, направленную вправо, после чего дважды щелкните кнопкой мыши. Другой способ: трижды щелкните абзац.

Несколько абзацев

Переместите указатель к левому краю одного из абзацев так, чтобы он превратился в стрелку, направленную вправо, после чего дважды щелкните кнопкой мыши, а затем перетащите указатель вверх или вниз.

Большой блок текста

Щелкните начало фрагмента, прокрутите документ так, чтобы на экране появился конец фрагмента, а затем щелкните его, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

Весь документ

Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он превратился в стрелку, направленную вправо, после чего трижды щелкните кнопкой мыши.

 

Копирование фрагмента текста: Выделить фрагмент «мышью» или с помощью клавиатуры, затем – Правка/Копировать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Установить курсор в новое место и Правка/Вставить. В панели инструментов могут находиться кнопки  Вырезать, Копировать,  Вставить.

Перемещение фрагмента текста: Выделить фрагмент мышью или с помощью клавиатуры, затем Правка/Вырезать. Фрагмент при этом помещается в буфер. Его можно затем вставить по новому месту положения курсора: Правка/Вставить.

Проверка орфографии: Производится с позиции курсора при нажатии на кнопку  на панели инструментов или F7.

Разбивка текста на страницы: меню Вставка/Разрыв страницы.

Вставка номеров страниц: меню Вставка/Номера страниц, задать положение номера (например, вверху,в центре), убрать номер на первой странице.

Верстка текста многоколоночная - применяется в издательском деле. Разбиение текста на колонки - меню Формат/Колонки.

Автокоррекция - это замена символов и слов при опечатках. Для её осуществления надо взять меню Сервис/ Автокоррекция.

В современных текстовых редакторах результаты форматирования документа отображаются на экране.

Удаление  пустых строк клавиши Delete или Backspace.

1.  Вставка пустых строк клавишей Enter (если курсор стоит в конце строки, то пустая строка появится после этой строки; если курсор стоит в начале строки, то после нажатия Enter данная строка опустится вниз, а пустая строка образуется над ней).

2.   Разбивка одной строки на несколько: установить курсор в место разрыва и нажать клавишу Enter, правая  часть строки вместе с курсором перемещается в начало следующей строки.

3.  Соединение нескольких строк в одну (клавишами Delete или Backspace):


Настройка параметров, панели инструментов и вида окна

Если нет панелей с инструментами (Стандартная и Форматирование), то выбрать в меню: Вид/Панели инструментов и поставить флажок в нужной строке.

Если нет двух линеек, то выбрать в меню Вид/Линейка.

До начала работы установить параметры автосохранения каждые 5-10 минут) (Сервис/Параметры (закладка) Сохранение)

Если в окне редактора нет верхнего поля, то установить флажок на закладке Вид.

Если в окне редактора нет верхней линейки, то установить флажок на закладке Вид (Сервис/Параметры).

Чтобы не появлялась рамка для создания рисунка - убрать флажок в строке автоматически создавать полотно при вставке автофигур на закладке Общие (Сервис/Параметры).

В Панели инструментов Word можно добавлять новые кнопки (меню Сервис/Настройка…панели инструментов). Настройка или щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов или в строке меню, например, кнопки верхнего и нижнего индексов из раздела Формат. Появится контекстное меню, т.е.. меню содержащее те команды, которые можно применять только к выделенному объекту (отсюда и название).

Для вызова контекстного меню щелкают правой кнопкой мыши на нужном объекте или используют клавиши Shift+F10. Чтобы удалить кнопку с панели инструментов нужно вызвать контекстное меню выше указанным способом и кликнуть правой кнопкой мыши на удаляемой кнопке. В появившемся меню нажать Удалить.

Установка нужных панелей инструментов: Вид/Панели инструментов. Всегда должны быть две панели: Стандартная и Форматирование.

 

Вставки в документ

Внедрение рисунка из библиотеки CLIPART в файл:   Вставка/Рисунок/Картинки. Затем надо просмотреть и выбрать рисунок и ответить ОК. Большое число библиотечных рисунков содержится в Коллекции MicroSoft ClipArt (меню Вставка4Объект).

  • Вставка из файла: Вставка/Рисунок/Из файла…
  • Вставка в Документ другого Документа: Вставка/Файл.

Внедрение объектов в файл: Главное меню Вставка/Объект, выбрать вставляемый объект (встроенные в WinWord  редакторы: редактор формул Equation Editor, редактор диаграмм MS Graph, редактор рисунков MS Draw, редактор текстовых спецэффектов MS WordArt, Видеоклипп, Звук и т.д.). Создав соответствующий объект, надо ответить: Файл/Обновить/Выйти и вернуться в документ. Используя MS WordArt, можно создавать спецэффекты с текстом, например расположить заголовок документа в виде дуги. Можно менять цвет текстовых спецэффектов. Можно вставить в документ Рисунок PainBrush (меню Вставка/Объект).

Вставка спецсимволов в документ: меню Вставка/Символ.

Вставка фигурного текста: Вставка/Рисунок/Объект WordArt. Позволяет создавать текст любой конфигурации.

Для обрамления абзаца используют Меню Формат/Границы и заливка.(для страницы и всего документа) Здесь можно установить толщину и цвет рамки, установить стиль и цвет заполнения. Для создания оглавления и указателей, названия, сноски, ссылки, примечания используется меню Вставка и затем выбирается соответствующий подпункт этого меню.

Для создания закладки используется меню Вставка/Закладка.

Вставка буквицы - меню Формат/Буквица. Буквица - заглавная буква в рамке. Команда Формат - Буквица забирает в рамку первую букву абзаца, для которой можно сразу задать шрифт